新人スタッフに適切な教育をせず、放置してしまうと退職につながる可能性が高くなります。
やっとの思いで歯科衛生士を採用できたのに、自分も先輩スタッフもも忙しくて新人を放置してしまっている…
医院がそのような状態ならば今すぐに改善が必要です。
本記事では、新人を放置してしまう原因とその対策についてご紹介します。
新人スタッフが安心して業務に取り組めるように、働きやすい環境を作りましょう。
新人スタッフを放置してしまう原因
まずは、職場で新人を放置してしまう原因について解説します。
①仕事が忙しく教育する時間がない
教育担当者である先輩スタッフの業務が忙しく、新人育成に割く時間がないというのが最も多いケースです。
特に、新卒採用の場合、新人が入職してすぐの4月や5月はどの部署も忙しいものです。
そして、歯科医院のほとんどは診療所（クリニック）のためスタッフ数が少なく、業務以外に割り当てられる時間がありません。
どうしても自分の仕事を優先してしまい、新人スタッフの教育が後回しになってしまうことがあるでしょう。
新人側も「質問したいけど先輩が忙しそうなので聞きづらい」「マニュアルはあるもののこれで正しいのか確認できないので先に進めない」といったように業務が進まず、孤立するリスクが高まります。
医院としては教育担当者の業務量を見直したり、新人教育をスムーズに行うための対策が必要になります。
②教育の組織体制が整っていない
教育担当者が休暇などで不在のときに新人スタッフが放置されているケースが見られます。
これは、新人教育の組織体制に問題があるといえます。
新人教育は一人の担当者に依存せず、担当者の不在時にも他のスタッフがサポートできる体制を整えておく必要があります。
医院全体で「みんなで新人スタッフを育成していく」という風土を醸成することが大切です。
教育マニュアルも作成しておくことで、 教育担当者が不在の間に実践できる業務などを指示することができますよ！
③教育制度が整っていない
新人教育の制度が整っていないと、雰囲気や感覚での指導になりがちです。
気づいたら新人スタッフが放置されているといったことが起こります。
例えば、教育計画がないと「とりあえずこれをお願い」といった形で作業依頼をしてしまうことが多くなってしまいますよね？
その結果、次の業務に取り掛かるまでの待ち時間が長引いてしまい、「今は何をすればよいかわからない」という空白の時間ができてしまいます。
また、業務マニュアルがない場合、新人スタッフは任された業務内容を十分に理解できないままでいることがあります。
業務のやり方が曖昧なため、ミスをした自覚がない状態で上司や先輩に怒られやすくなります。
そうした職場では、自分が今やっていることはどのように医院の役に立っているのか、何を目標に取り組めば良いのかわからなくなり、仕事へのモチベーションが下がってしまいます。
そのため、仕事の全体像や目的がわかるような教育プログラムの作成や業務マニュアルの整備が重要になります。
④教育担当者が指導に慣れておらず指導力不足
先輩衛生士の指導経験が浅く、指導力が未熟だと新人スタッフの業務への理解が遅くなる可能性が高いです。
その結果「教えたことができていない」と焦りを感じてしまい、教える側も教わる側も次第に疲弊してしまいます。
「仕事ができる」と「指導ができる」は別のスキルですので、指導に慣れていない方に新人教育を任せる場合は、「教育者のための研修」を事前に実施する必要があります。
⑤教育担当者とのコミュニケーションが少ない
新人スタッフにとって、教育担当者とのコミュニケーション量が少ないと、孤独感を抱くため放置されていると感じやすくなります。
業務のマニュアルが整備されているとしても、逆にそれに頼りすぎて新人スタッフとのコミュニケーションの頻度が低くなると、新人スタッフは放置されていると感じる可能性があります。
定期的な対話やフィードバックを通じて「〇〇さんは私のことをしっかり見てくれている」と新人スタッフが思えるようなコミュニケーションをとることが大切です。
⑥あえて教えないことが放置になっている
「自主的に学んで成長してほしい」「こちらから教えると自分で考える力が育たない」といった価値観から、あえて教えないという教育方針があります。
ただし、このような教育方針は、新人スタッフのミスや誤解、モチベーションの低下を招く可能性があります。
新人スタッフが十分な指導を受けていない場合、正しくない手順・方法で業務を行ってしまうかもしれません。 その結果、ミスや誤解が生じて医院や患者様に影響を与える可能性があります。
仕事に慣れない中でのミスが続いてしまうと自信が持てず、仕事に対するモチベーションも下がってしまうでしょう。
あえて教育を行わない方針は、結果として放置につながりかねない点に注意が必要です。
⑦職場に慣れさせるため育成に慎重になり過ぎている
「新人スタッフが職場になじみやすく、心にゆとりをもって仕事に慣れてもらう」ということに重点を置き過ぎている可能性があります。
例としては、新人の業務を複数を一度に覚えてもらうのではなく、1つずつ仕事を覚えて慣れてもらう、というケースが挙げられます。
新人スタッフは焦らずに仕事を覚えられるため、過度なストレスを感じにくくなるでしょう。
しかし、2年目を迎える頃には一人前として扱われ、周囲の態度が厳しくなることが予想されます。
後輩の新人スタッフが入職すると、教育担当を任されることもあります。
その時に大きなプレッシャーを抱えてしまうのは新人スタッフです。
一度に覚えてもらう仕事量と新人スタッフの負担のバランスを見極め、
できるだけ早く仕事を覚えてもらうようにしましょう。
⑧新人側スタッフに問題がある
新人スタッフに何かしらの原因があるケースもあります。
特に放置につながりやすいのは以下の2ケースです。
- 勤務態度が良くない
- 仕事への姿勢が受け身
まず、新人の勤務態度が良くないと、教育担当者や周りのスタッフからの信用を失います。
新人のやる気が感じられないと指導する側のモチベーションも下がるため、新人は徐々に放置されます。
また、仕事への姿勢があまりにも受け身な場合、指導側は一から十まで指示を出さないといけません。
指導者の時間と労力が過度に奪われる中、毎回全ての指示を与え続けることは不可能なので、どこかで放置状態になってしまうでしょう。
医院としては、新人スタッフがやる気を持って積極的な姿勢を持てるような育成をすることが重要です。
新人スタッフの放置によって退職のリスクが高まる
新人スタッフを放置することで退職のリスクが高まります。
辞めたいと思ってしまう新人スタッフ側の気持ちをご紹介します。
①人間関係が作れない
教育担当者や周りのスタッフとのコミュニケーションが減ると、医院のメンバーと疎遠になりやすくなります。
このような状況では、自分がなぜこの組織に属しているのかわからなくなり、辞めたくなる可能性が高まります。
②無駄な時間を過ごしていると感じる
放置されることで「何もしない時間」が長引くと、成長やスキルの向上が遅れ、結果として無駄な時間を過ごしているという実感が強まります。
「何にもないから楽」と思う人もいるかもしれませんが、モチベーションが最も高い新人の時に何もない時間が続くと、思った以上に絶望します。
特に、Z世代を中心とする若者は、あらゆる場面において「タイパ（タイムパフォーマンス）」を重視しています。
勤務中が無駄な時間だと感じていると、もっと自分が成長できる・有意義な時間を過ごせる職場を求めて転職したくなるかもしれません。
③仕事に達成感を感じない
仕事は達成感を感じることで楽しくなるものです。
マニュアルを読んでできるような業務でも、やることの指示のみでフィードバックがないと、自分のやり方が正しいかどうかの判断がつかず達成感を得にくいでしょう。
任されるだけの放置状態が続くと、達成感を得られず退職につながる可能性があります。
④教育体制がなく成長できるか不安になる
新人スタッフは、放置されることで「この医院には教育の体制が整っていない」と感じます。
そのような環境では、今後自分が十分なスキルを身につけ、成長していけるのか不安になります。
「成長の見込みが薄い職場」と感じると、他の医院への転職を検討することも考えられます。
⑤トラブルが発生して仕事が嫌になる
新人スタッフの中には、放置されても自主的に行動できるタイプの人もいるでしょう。
ただし「自主性のある新人ならば放置していても問題ない」と考えるのは危険です。
特に懸念すべきなのは、新人スタッフに対して完全な裁量を与え、業務を自己判断に任せた結果、その判断が誤りであり、トラブルが発生した場合です。
一度大きなトラブルが発生すると、焦りや不安から物事を悲観的に捉えるようになり、その結果、仕事へのモチベーションが低下し、最終的には退職につながる可能性があります。
したがって、業務内容によっては完全に放置せず、適切なサポートと指導が必要といえます。
⑥忙しそうな先輩を見て将来が不安になる
教育担当者が自分を見てくれる時間がないほど忙しくしているのを目にすると、「私もいつかは後輩を見てあげられないほど忙しくなるのか」と将来に不安を感じます。
将来の姿をイメージしたときに不安な気持ちが募ると、退職を考えてしまう可能性があります。
Tips：今どきの若手スタッフは何を考えているの？
若い方の指導をしていると、世代間の考え方のギャップを感じることがありますよね。
多様性が重要視されている現代は、自分たちの時代の価値観が通用しないことも多く、「そんなことする？」と感じることもあるかと思います。
自分にない価値観を見せられることで対応に困り、ストレスになってしまうかもしれません。
しかしながら、人の価値観をすぐに変えるのは難しく、考え方を変えさせようと頑張ることでストレスが増す可能性もあるので、「新人を理解しながら指導する方法」を身につけていくことが大切です。
新人スタッフを理解するためには、どんなことを考えているのかを知ることが重要です。 今時の新入スタッフが考えていることは、例えばこんなこと。
- 指導の際、なぜそれが必要なのか意図を説明してほしい（62.1%）
- 「仕事とプライベート」であれば「プライベート」を重視したい（72.7%）
- 仕事を自分一人でできるようになることに達成感を感じる（46.1%）
株式会社日本能率協会マネジメントセンター
昔と比べてプライベートに重きを置く人が増えているのはもちろんのこと、スキルアップや成長に関する意識も昔と変わっているようです。皆さんが新人だった時と比べて、いかがでしたか？
新人スタッフを放置しないための医院側の対策
ここからは、新人スタッフを放置しないための対策について解説します。
まずは、医院で取り組む内容を5つご紹介します。
①医院の労働環境の改善
教育担当者が新人教育に時間を割けられないほど忙しい場合、医院側は、現場の人員増加や業務効率化によって、教育にかけられる時間を生み出すことが必要です。
まずは時間や気持ちにゆとりができることで、しっかり新人を見てあげられるようになるでしょう。
②教育計画の作成
医院における教育制度が整うことで、「どんな計画で教育するのか」「何を教えていくのか」が明確になります。 教育計画があれば、行き当たりばったりの教育になることがなくなり、結果的に放置を防ぐことができます。
教育計画においては、以下の3点を落とし込みましょう。
- 目標の明確化
何のために、何を、どの程度身に付けるのかを明確にします。 - 必要な業務・スキル・知識のリスト化
目標達成に向けて必要な要素（業務・スキル・知識）を洗い出します。 - 具体的な育成スケジュールの立案
何を、どのような順番で、どのように習得していくかをスケジュールに落とし込みます。
特に、OJT・Off-JTのバランス、インプット・アウトプットのバランスを考慮することで、放置状態になることを防ぐことができます。
また、教育計画は教育担当者と新人スタッフとで共有し、進捗状況がわかるようにしておくことも大切です。
③業務マニュアルの整備
教育制度の整備において、教育計画と合わせて必要なのが業務マニュアルです。
基礎となる指導内容はマニュアルに落とし込みましょう。
マニュアルがあれば、育成の効率化・時間短縮を図ることができるため、教育担当者にも余裕が生まれるでしょう。
また、教育担当者による指導方法にも差ができなくなるため、特定の教育担当者によって放置される・されないといったこともなくなります。
④定期的に新人スタッフと話し合える機会の設定
新人スタッフが院長先生や教育担当者と話し合える場を定期的に設けることで、新人スタッフ側は「自分を見てくれている」という安心感を持つことができます。
例えば、一日の始業時や終業時に加えて、昼休み後の初めなど、新人スタッフと教育担当者が定例の場でコミュニケーションをとることが大切です。
これにより、一日中放置されていたと感じることはなくなるでしょう。
また、先輩スタッフと新人スタッフが1週間に1回などの頻度で行う「1on1ミーティング」や、数カ月に1回の「院長先生との面談」といった制度を導入することもおすすめです。
「今の悩み」や「今後の目標（やりたいこと）」を一息ついて話せる場を設けることで、新人は自分自身の課題を整理することができ、院長先生はフォローすべきことが明確になります。
定期的なコミュニケーションの機会を設けることは、新人スタッフの放置状態を改善するだけでなく、離職を防ぐためにも効果的な施策と言えます。
⑤教育担当者に対する研修の実施
新人教育の経験がないスタッフの場合、指導方法が不明瞭であることが、新人を放置する原因となる可能性があります。
そのため、教育担当者に対する研修が大切です。
具体的には、医院で整備している教育計画や業務マニュアルについて理解し、それらの運用方法を習得してもらいます。
また、育成スキルとして、「マネジメントスキル」「ティーチングスキル」「フィードバックスキル」「コーチングスキル」といったスキルを身につけるための研修を企画することもおすすめです。
【マネジメントスキル】
新人スタッフが目標を達成できるよう、新人の能力や目標に対する進捗状況などを管理する能力です。
【ティーチングスキル】
課題に対する答えを教える能力です。
新人スタッフの理解度に応じて、教えるべきことを適切に教える必要があります。
【フィードバックスキル】
新人スタッフの行動や業務の結果に対して意見を伝える能力です。
さらに良くなるにはどうしたらよいか、改善策を見つけて提供する必要があります。
【コーチングスキル】
課題に対する答えを新人スタッフに考えさせ、新人側から引き出す能力です。
新人スタッフの自発性を促すのに非常に有用です。
コーチングには、「教わる側が自主的に行動できるようになる」「考える力が養われる」といったメリットがあります。 コーチングによって新人の主体性が高まることで、教える側も色々とやりやすくなるので、疲労も軽減するはずです。
医院内での勉強会だけでは難しい場合は、外部機関の活用も検討するとよいでしょう。
新人教育を行う際のポイント
前項の他にも新人教育を行う際に気を付けておきたいポイントが2つあります。
ひとつ目は「指示を『目的』や『理由』と一緒に伝える」ことです。 何かを教える際に、「何をやるか（What）」「どうやるか（How）」という作業をしっかり教えることは大事ですが、あわせて「なぜそれをやるのか（Why）」という目的や理由を一緒に考えることが重要です。
目的や理由を認識してもらうことで、新人もその仕事を覚えようとするモチベーションが変わってくると思います。
特に、近年の若者は合理的な心理傾向にあるといわれているので、「なぜ？（Why）」の埋め合わせをして自分の仕事の価値を自覚させてあげることが大切です。
二つ目は「小さなことでもいい点があったら伝える」です。
褒められて嫌な気持ちになる人はいますでしょうか？
一般的に、褒められると自己肯定感が高まり自信がつくので仕事の意欲も高まります。
「前よりもできるようになった（能力・成果）」
「作業を丁寧に行っている（行動）」
「患者様と接しているときの表情が良い（性格）」
など、小さなことでも良い点があったら伝えてあげましょう。
また、褒めるということは、相手を認めることと同意です。 新人スタッフは、自分を認めてくれた院長先生や先輩を信頼して、よりさまざまなことを相談するようになるでしょう。新人の中で抱え込んでいた悩みなども聞き出せるかもしれません。
さらに、皆が良い点を見つけるのが上手になれば、現場にポジティブな言葉が飛び交うため、自然と職場の雰囲気も明るくなります。
新人教育を少しでも楽に！見直すべき3つのこと
スタッフの新人教育を少しでも楽にするために、仕組みとして見直すべきことを3つご紹介します。
①指導の方向性やゴールを定める
新人教育のゴールが明確でないと、教育者は「きちんと教育できているか」を自己評価できません。
上手く教育できているかわからず指導を続けていると、教育する側もしんどくなりますよね。
- 先生のフォロー業務を一通りできるようになること
- 患者様を一人で対応できるようになること
- 教育担当者と同じレベルで業務ができるようになること
など、医院によって院長先生が考えているゴールもさまざまと思いますので、それらが教育担当者や新人スタッフにも共有できていることが大切です。
初めに指導の方向性やゴールを定めておくと、教育が上手くいっているかどうかを評価できるのでモヤモヤも減るでしょう。
②教育カリキュラムを作成する
新人教育を実施するに当たり、教育カリキュラムは不可欠です。
教育目標やスケジュールが体系的に見える化されていれば、「何から教えればよいか」を迷わずに済みますよね。
また、スケジュールによって教育に要する時間（業務量）が明確になることで、教育担当者の通常業務の調整も考えやすくなります。
なお、カリキュラムの作成では教育担当を明確にする必要がありますが、このとき、担当者をフォローする体制も構築しておきましょう。
（例 メイン担当：〇〇さん、サブ担当：〇〇さんのように2名をアサインする。）
フォロー体制がないと、教育が上手くいかない場合に担当者が一人で責任を抱えてしまう可能性があります。
③マニュアルを作成する
通常業務は、できるだけマニュアルに落とし込んでおきましょう。
全ての業務をマニュアル化するのは難しいですが、基本的な手順だけでもまとめておくことで、教育者の負担軽減になります。
具体的には、マニュアルを用意しておくことで次のようなメリットがあります。
- 業務を可視化できるため、新人スタッフが理解しやすくなる
- 新人スタッフがいつでも復習でき、教育者が2度説明しなくてよくなる
- 指導内容を統一でき、教育の属人化が起きにくくなる
新人スタッフにも空白時間の対処法を教育する
医院の状態によっては、時折どうしても新人スタッフを見てあげられない時間が生じてしまう場合もあるでしょう。
そのような時のために、「空白時間の対処法」を予め新人スタッフに教育しておくことも有効です。
そうすることで、新人スタッフの自主性と効率的に学ぶ力を育てることができます。
最後に、新人スタッフに伝えておくべき、空白時間の対処法をご紹介します。
①空いた時間に勉強を行う
仕事の理解を深めるためには、自主的に勉強することも重要です。
仕事がない空白の時間が発生した場合、その時間を活かして業務中に学べないことを勉強しておくことは非常に効率的です。
新人スタッフに対して、空いた時間を活かして学習できるような教材を提供しておくとよいでしょう。
例えば、空いた時間は歯科関連の書籍を読み込んでもらい、その内容をまとめてスタッフに共有するような仕組みを作れば、他のスタッフの為にもなるため、自身の知識向上だけでなく医院に貢献している実感が湧くかもしれません。
②分からないことをまとめておく
教育担当者が忙しい職場では、その都度質問するよりも、分からない点をまとめて問い合わせる方が良い場合もあります。
そのため、空白の時間は分からないことや疑問を整理してまとめておくことが重要です。
具体的な仕組みとして、まとめた内容を一気に教えてもらえるような定例の時間を設定するとよいてしょう。
これにより、教育担当者も効率的に指導ができ、新人スタッフも効果的な習得が可能となります。
③教育担当者に依存せず周りのスタッフを頼る
入職した始めの頃は組織に慣れていないため、誰に質問してよいかを把握するのが難しいことがあります。
その結果、わからないことの質問は教育担当者に限定されがちです。
このような状況を避けるためには、新人に対して、教育担当者以外のスタッフにも質問してよいことを促しておくとよいでしょう。
他のスタッフからの協力も得ることで、教育担当者に依存せずに業務にスムーズに取り組めるようになります。
フォロー体制を整えて新人が活躍できる職場を作りましょう
今回は、新人スタッフが職場で放置される原因やその対策について解説しました。
新人を放置しない仕組みを作り、医院に貢献できる歯科衛生士を育成しましょう。
自信を持って新人スタッフを迎え入れる教育体制が構築されたら、それらを採用活動においてもアピールしていくとよいでしょう。
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