新しいスタッフを採用するためには、応募者の選考が必要です。その中で当然「不採用」の決断をすることもあります。その際に必要となるのが「不採用通知」です。
採用する場合と比べて、あまり良い気分になるものではない方が多いのではと思います。「どうせうちの医院には来ないから」「求めていた人材ではないから」と思うと、つい不採用通知を面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
しかし、不採用時の対応一つで医院の印象は大きく変わります。適当な対応をすると医院の印象は悪くなりますが、対応次第では次の採用活動に繋げることもできるのです。
今回は不採用通知の仕方やポイント、また今後のために応募者と良好な関係を築いておくことの重要性についてお話していきます。不採用通知にそのまま使えるテンプレートもありますので、ぜひご覧ください。
不採用通知は重要！その理由とは
不採用通知は、決して適当に送るべきものではありません。なぜなら不採用通知はただ「不採用」を伝えるためのものではないからです。不採用通知には非常に重要な意味があり、内容や送り方次第では医院にとってプラスにもマイナスにもなり得ます。
例えば今はSNSなどWEB上で誰でも情報を気軽に発信できるため、医院の印象についても書かれることがあるかもしれません。
また歯科業界は意外と狭いもので、歯科衛生士や歯科助手同士で「あの医院は〇〇だった」「面接に行ったけど・・・」などと実際に情報を共有しているもの。悪い評判が立ってしまったら、スタッフの新規採用はますます困難になってしまいます。決して一個人との関係だけではないということを念頭に置いておいてください。
誠実な不採用通知は、応募者への感謝の気持ちを伝えることはもちろん、応募者やその周りにいる人との今後の繋がりを作るチャンスでもあります。できるだけ誠意の伝わるような不採用通知を送るように心がけましょう。
いつどうやって伝える？不採用の伝え方
今後の採用活動に繋がるような「誠意ある不採用通知」とは、一体どのようなものなのでしょうか。不採用であることを伝えるタイミングや方法にお悩みの方もいらっしゃると思います。ここでは基本的な不採用通知の伝え方について具体的に解説していきますので、ぜひ確認してみてください。
不採用を伝える方法
応募者に不採用を伝える方法としては、以下の4つがあげられます。
- メール
- 電話
- Web（ビデオ）電話
- 手紙（書面）
以前は電話や郵送が主流でしたが、現在はメールで送ることが一般的になっています。選考結果を文面で残すことができ、また不採用の理由について質問されたりすることもないため、トラブルが生じにくいというメリットがあるからです。
ただし、預かっている書類を返送したい時には書類の郵送と同時に伝えることが望ましいです。万が一、急を要する場合には電話連絡も検討しましょう！
不採用を伝えるタイミング
事前に伝えていた選考期間を守り、一定期間置いて通知することが望ましいで。理想的には、3日〜1週間以内が目安になります。あまりに早いと「本当に真剣に選考してくれたのだろうか？」と不安にさせてしまうので気をつけてください。
反対に1週間以上待たせてしまうと、応募者の就職活動を妨げたり医院への不信感を感じさせることにもなるため注意しましょう。もしやむを得ず1週間以上かかってしまう場合には、その旨を伝えるようにしてください。
可能であれば、書類を預かった時や面接時に「選考結果をいつどのような方法で連絡するのか」一言伝えておくと良い印象を与えられます。
こんなことしていませんか？不採用通知のNG行為
誠意ある不採用通知をするためには、気をつけなければならないことがあります。
ついやってしまいがちなNG行為をあげていきますので、ぜひチェックしてみてください。
- いつまでに結果を連絡するのか知らせていない
- 応募への感謝を伝えていない
- 件名だけで何のメールだかわからない
- 宛名がなく、応募者全員がそっくり同じ内容
- 宛名は名字のみ
- 「不採用」とストレートに伝えている
- 遠回し過ぎて選考結果がわかりにくい
- 預かった書類の取り扱いについて何も記載していない
これらを踏まえて、次の項では押さえておきたいポイントをご説明していきます。
不採用通知をメールで行う際に押さえておきたいポイント
不採用通知メールでは、真摯に向き合い検討したという姿勢を伝えることが大切です。
ここでは、不採用通知をメールで行う場合に押さえておきたいポイントについて解説していきます。
①応募者に配慮した内容にする
特に歯科衛生士は不足している医院が多く、募集しても応募すらないことも珍しくありません。中には応募が多くある医院もあるかもしれませんが、数ある中から自院を見つけ応募してくれたことはとても貴重です。素直に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
またメールの最後には「〇〇さんの今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。」などの一言があると良いでしょう。
ポイントは形式にとらわれ過ぎないこと！先生ご自身の言葉で心のこもった一言を伝えられると、応募者に与える印象もグッと良くすることができるニャ！
②件名は一目で「選考結果の連絡だ」とわかるようにする
件名は簡潔に、かつ自院からのメールだとわかるようにしましょう。一目で分かるようにしないと、他のメールに埋もれて気づいてもらえない可能性もあります。
「気づかない相手が悪い」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、選考結果を伝えるところまでスムーズに行うことが重要です。もしスムーズにいかなかった場合、医院への印象が悪くなってしまうこともあるからです。
③宛名は必ずフルネームで記載する
応募者への宛名は、必ずフルネームで記載しましょう。いかにもテンプレートだと分かるようでは、応募者に適当な印象や事務的な印象を与えてしまいます。
似たような名前の応募者と間違えたり、漢字を間違えたりしないようにも十分に気をつけてください。もしWEBでの問い合わせや応募フォームがあるようであれば、そこからコピー＆ペーストをしてメール作成するのもおすすめです。
④選考結果を端的に伝える
選考結果が明確に伝わるように、端的に伝えます。とはいえ「不採用」という言葉は直接的すぎるため、使用を控えるなどの配慮が必要です。例えば「今回は採用を見送らせていただくこととなりました」「医院にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に添えない結果となりました」など、柔らかい表現を用いましょう。
⑤不採用の理由への言及は控える
不採用の理由については、特に記載する必要はありません。もし聞かれた場合には「経験やスキルが今求めているものと異なった」「（応募者の）求める条件にそぐわないと感じた」「お互いの方向性に相違を感じた」などが良いでしょう。
しかしエージェントを通しての応募の場合には、不採用の理由をエージェントへ伝える必要があります。
⑥応募書類の取り扱いについて伝える
応募時に書類を預かっている場合は、書類の取り扱いをどうするのかきちんと伝えましょう。履歴書や職務経歴書は個人情報が記載されている重要な書類のため、取り扱いには十分な注意が必要です。
【例文コピペOK】不採用通知メールのテンプレート
上記のポイントを踏まえ、書類選考後と面接後にそのままお使いいただける不採用通知メールのテンプレートをご用意しました。
応募書類の返却の有無により、一部内容を編集してお使いください。
①書類選考後の不採用
件名：【選考結果のご連絡】●●歯科医院
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）
●●歯科医院、採用担当の△△と申します。
この度は当院にご応募いただき、誠にありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。大変申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
尚、お預かりした応募書類につきましては、当院にて責任を持って破棄いたします。（書類返却なしの場合）
（書類返却ありの場合：尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。）
〇〇様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————————————
●●歯科医院
採用担当者名
住所：（郵便番号、住所）
TEL：（医院の電話番号）
Mail：（医院のメールアドレス）
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②面接後の不採用
件名：【選考結果のご連絡】●●歯科医院
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）
●●歯科医院、採用担当の△△と申します。
この度は多くの歯科医院の中から当院にご応募いただき、誠にありがとうございます。
また先日はお忙しい中、当院までご足労くださり重ねて御礼申し上げます。
さて選考結果についてですが、面接でのお話を踏まえ医院にて厳正な選考を行った結果、
誠に残念ですが、今回は採用を見送らせて頂くことになりました。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
尚、お預かりした応募書類につきましては、当院にて責任を持って破棄いたします。（書類返却なしの場合）
（書類返却ありの場合：尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。）
〇〇様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————————————
●●歯科医院
採用担当者名
住所：（郵便番号、住所）
TEL：（医院の電話番号）
Mail：（医院のメールアドレス）
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上記を参考に、ぜひ医院の書類選考後と面接後の不採用通知メールのテンプレートを作っておきましょう。またもし追加採用の可能性があれば、その旨も一言添えておきます。
もし後から採用したいと思ったら連絡してもいい？
良い人材からの応募があっても採用枠が限られ不採用となる場合や、採用者が決まっていても採用までいかないこともあります。この時持っておくと良いのが「タレントプール」つまり不採用者とも繋がっておく、という考え方です。
一番採用したい人が何らかの理由で突然来られなくなってしまうことや、既存スタッフが急病や転勤などで退職し、新たに欠員が出ることもあるかもしれません。この時、以前不採用となった人とも良好な関係が築けていれば、無事に採用となる可能性もあります。
一度不採用通知を行った人でも、後から「やっぱり採用したい！」と思ったら連絡してみるのもありでしょう。ただし、不採用通知をする際に連絡先の取り扱いについてどう伝えるか考えなければなりません。書類を破棄すると伝えておきながら、連絡先を保管したままでは快く思わない人もいるからです。
不採用通知後に連絡を取りたい時の文面は、以下のような内容が良いでしょう。
件名：【歯科衛生士（歯科助手）再募集のご連絡】●●歯科医院
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）
●●歯科医院、採用担当の△△と申します。
突然の連絡失礼いたします。
改めまして、先日は当院にご応募いただきありがとうございました。
実は、以前応募いただいた職種に欠員が出ることとなりました。
〇〇様がもしご興味がありましたら再度お話させていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させていただきました。
もし近々お時間をいただけるようであれば、ご連絡いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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●●歯科医院
採用担当者名
住所：（郵便番号、住所）
TEL：（医院の電話番号）
Mail：（医院のメールアドレス）
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不採用通知をする際には、このような可能性も視野に入れて対応しておきたいですね。
不採用者との繋がりも大切に
今回は、不採用通知のポイントや応募者との良好な関係を築くことについてお話しました。
人事担当をしていると、最終選考まで残りながらもやむを得ず不採用となってしまった人などもいると思います。
ご存知の通り、歯科衛生士は特に不足している状況です。この先新たに募集をする際に、なかなか応募がないということも十分に考えられます。応募してくれたということは何かしら医院に興味を持ってくれたということですので、繋がりを大事にしておけば、またのご縁に繋がるかもしれません。
一度不採用通知をしても「機会があればまた応募したい」と思ってもらえるような対応と、医院作りをしていきましょう。
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